Структурирование времени: как успеть многое, не потеряв себя

Откройте любой сайт или любую книгу, посвященную тайм-менеджменту, ― и вам тут же предложат «самую лучшую», «самую проверенную» систему управления собственным временем. Проблема в том, что не существует волшебного рецепта, подходящего абсолютно всем. Согласитесь, проблемы и нужды домохозяйки, матери двоих дошкольников, мягко говоря, несколько отличаются от таковых бизнесмена или писателя, у этих людей совершенно разные приоритеты ― и отношение к своему времени тоже разное. Поэтому системы тайм-менеджмента, обожаемые одними, другим кажутся непонятными и громоздкими.

Если вы действительно хотите успевать больше и не тратить времени впустую, осваивать тайм-менеджмент нужно, но даже самые лучшие идеи все равно придется адаптировать «под себя» ― а себя под них, потому что мозг с непривычки в любом случае будет лениться и сопротивляться. Только тогда эти техники и навыки начнут по-настоящему работать и приносить пользу.

Многие быстро забрасывают попытки освоить тайм-менеджмент именно из-за того, что у них не получается сделать это сразу. Делать это ни в коем случае не следует. Естественно, не приученный к дисциплине и концентрации мозг всегда будет выбирать путь наименьшего сопротивления! Ведь куда легче и приятнее смотреть сериал или листать журнал, чем составлять деловое письмо, зубрить французскую грамматику или мыть полы. И так будет продолжаться, пока вы его не переучите (а на это потребуется время и силы). Зато, когда дела будут сделаны, вы с чистой совестью сможете и сериал посмотреть, и журнал полистать (если не решите заняться чем-то более полезным), причем уже без всякого чувства вины и, что еще важнее, без ущерба для основных задач.

Кстати, одна из самых частых ошибок тех, кто хочет внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент, ― это забывать о необходимости отдыха и не включать его в свои планы. Идея стопроцентной продуктивности и эффективности, конечно, выглядит очень соблазнительно, вот только воплотить ее в жизнь примерно так же легко, как построить вечный двигатель. Организму нужен отдых, это аксиома. Те, кто пытается ее оспорить и имеет при этом достаточно силы воли, выгорают очень быстро. Чаще всего это принимает форму либо депрессии без видимой причины (ведь жизнь наладилась, вы наконец-то все успеваете!), либо хронической усталости, либо и вовсе какой-нибудь болезни. Если организму требуется отдых, он его обязательно получит, пусть даже ему для этого придется прибегнуть к самосаботажу.

Ну а те, у кого силы воли не хватает, попросту начинают прокрастинировать. «Не хочешь отдыхать продуктивно? ― обижается организм. ― Ну и ладно. Тогда будем отдыхать как получится». Многие, готовясь к экзаменам, делая годовой отчет или занимаясь какой-то другой важной и сложной работой, запрещают себе отвлекаться, пока задача не будет выполнена. Но организм не может сохранять должную работоспособность и концентрацию дольше нескольких часов, ему нужен хотя бы кратковременный отдых. Поэтому попытка заставить себя продуктивно работать в таком режиме практически неизбежно приводит к прокрастинации. В итоге часто обнаруживается, что времени, ушедшего на «я всего пять минут полистаю ленту новостей» спокойно хватило бы на полноценную кофе-паузу или даже просмотр любимого фильма! А это не одно и то же. Отдых восполняет энергию, прокрастинация ее тратит.

Есть, впрочем, и другая крайность. Некоторые обнаруживают, что тайм-менеджмент, наоборот, дается им хорошо. Так хорошо, что вся их жизнь превращается в гонку за выполнением плана. Так можно и себя потерять, превратившись в четко функционирующего робота. Разумеется, дела будут делаться, вершины ― достигаться, вот только никакой радости все это не принесет.

Так что именно баланс ― залог успеха: не пытаться бить мировые рекорды продуктивности, но и не пускать жизнь на самотек. И для этого никаких сложных систем и техник (вроде матрицы Эйзенхауэра или пресловутой GTD), к счастью, не требуется, можно обойтись самыми простыми.

1. Техника Pomodoro. Автор назвал ее в честь забавного кухонного таймера в виде помидорки, который умел засекать для него 25 минут. Именно столько предлагается концентрироваться на любой задаче. Когда таймер просигналит об окончании времени, можно передохнуть 5 минут ― и снова начинать отсчет. Впрочем, чередуемые отрезки времени каждый может выбрать индивидуально. К примеру, многим нравится работать 45 минут, после чего 15 минут отдыхать или заниматься какими-то мелкими делами, до которых обычно не доходят руки.
2. Техника десяти минут, или «главное только начать». Как бы страстно вы ни желали избежать даже самой нелюбимой своей работы, десять минут вы точно выдержите. Вот ровно столько и пообещайте ей посвятить. Десять минут ни на что не отвлекайтесь, и пусть вас греет мысль о том, что уже совсем скоро вы сможете заняться чем-то другим. Когда время истечет, спросите себя, готовы ли вы посвятить делу еще столько же. Вы можете обнаружить, что тяжело было только начать (психологи и гуру тайм-менеджмента называют это барьером первоначальной затраты энергии), а теперь работа идет сама. Или не то чтобы идет, но прерываться уже не хочется. Если повезет, вы вообще не заметите, что время уже прошло, и спохватитесь, только доделав все до конца. Ну а в самом безнадежном случае, если выяснится, что десять минут ― ваш потолок, часть задачи в любом случае будет выполнена.
3. Поедание «лягушек» и «слонов». Первые ― это неприятные дела, которые мы откладываем до последнего, но мысли о них отравляют нам душу настолько, что нам кажется: весь день мы занимались только ими. Расправившись с такими делами в самом начале дня, можно с чистым сердцем переходить ко всем остальным. Вторые ― это слишком крупные задачи, к которым невозможно подступиться, пока не разобьешь их на более мелкие и понятные. После этого они перестают казаться неподъемными.
4. Выбор наиболее подходящего именно для вас способа планирования. Некоторые системы слишком сложны, и если вы не управляете крупной корпорацией или хотя бы не курируете полдюжины проектов, то на составление плана потратите больше времени, чем на его выполнение. Некоторые просто не подойдут именно вам. Кто-то, составив список дел на день, занимается в итоге совершенно другими вещами, потому что плохо чувствует себя в слишком тесных рамках. При этом план на неделю, позволяющий свободно выбирать, чем в какой день заниматься, у него выполняется почти полностью. А кому-то вообще достаточно выбрать направление, в котором нужно двигаться именно сейчас, а дальше отдаться во власть вдохновения ― и результаты будут такими, что никакое планирование и близко таких не дало бы. Так что в первую очередь изучайте себя, чтобы точно знать, какие приемы и техники планирования сработают именно в вашем случае.

Женщина и Город, Александра К.