Поиск по метро

10 мифов о секретарях, которые вы должны забыть

от 08.07.2016
10 мифов о секретарях, которые вы должны забыть

Распространенная и такая привычная всем профессия секретаря, к сожалению, давно уже породила массу шуток и анекдотов. У многих непосвященных складывается мнение, что вся работа секретаря заключается в подавании чая-кафе и печатании бумажек. На самом деле хороший секретарь — это почетная и сложная работа, требующая высоких личных и интеллектуальных качеств.

Развеем мифы о секретарях, продемонстрируем истинное лицо этой специальности.

Миф 1, о внешности

Не будем скрывать, первый стереотип, который приходит в голову при упоминании профессии секретаря, это длинноногая блондинка кукольной внешности. Именно потому мы и начали с этого мифа, от него идут и многие другие.

Несомненно, секретарь — это лицо компании, тот человек, которого первым видят посетители. Однако реалии современного мира таковы, что на первое место выходит профессионализм. Да, при приеме на должность секретаря руководитель обязательно оценит ухоженность, чувство стиля и вкус претендентки, однако если при этом он не уверен, что она справится с обязанностями, на рабочее место заступит другая. Может быть, не с такими безупречными чертами лица, но с хорошим образованием и нужными знаниями.

Конечно, внешность важна. На уровне понимания дресс-кода, ухоженности и приятных манер.

Миф 2, об обязанностях

Этот миф родился, по-видимому, от первого. Мол, для того, чтобы работать секретарем, не нужно быть семи пядей во лбу. Сварить кофе можно и без специального образования. Что там делает тот секретарь? Чай-кофе, телефонные звонки, «шеф сегодня не принимает» - вот и весь круг обязанностей.

Возможно, когда-то в мелких и не очень профессиональных фирмах так и было. Однако в настоящее время секретарь должен делать очень многое:

  • Принимает телефонные звонки, факсы, ведет всю корреспонденцию руководителя.
  • Принимает и общается с посетителями.
  • Ведет делопроизводство.
  • Организовывает совещания, деловые мероприятия, организует командировки сотрудников компании (билеты, визы, бронирование отелей).
  • Подготавливает деловые документы, приказы, отчеты и распоряжения.
  • Иногда ведет кадровую документацию.
  • Всегда находится в курсе делового расписания руководителя, планирует его мероприятия и встречи.

Кроме это нельзя не упомянуть, что именно секретарь является ближайшим помощником шефа, а значит именно в его обязанности входит не только помогать в ведении дел, но и создать рабочее настроение, комфортную обстановку, напомнить о важных событиях и т. д. То есть выполнять еще и чисто женские функции — создать уют, комфорт и рабочую обстановку.

Миф 3, о женском

Этот миф невозможно не упомянуть, хотя и не хотелось бы. Стандартный стереотип — красотка-секретарша всегда выполняет еще и сексуальные обязанности по отношению к своему шефу.

Ограничимся двумя предложениями. Профессионал никогда не допустит смешивания личных отношения и деловых. Крупные современные компания превыше всего ценят профессионализм, деловую репутацию и свой бизнес.

Миф 4, об образовании

Народное мифотворчество породило и еще одно мнение — учиться «на секретаря» совсем не надо, можно и со школьной скамьи прийти, по телефону разговаривать сумеешь.

Все абсолютно не так. Современный работодатель среди требований к своему помощнику предъявляет следующие:

  • Высшее образование.
  • Знание иностранных языков (не повсеместное, но очень распространенное требование).
  • Владение навыками работы со стандартным пакетом компьютерных программ.
  • Умение работать с офисной техникой.
  • Знание делопроизводства, оформления деловой и кадровой документации.
  • Умение работать с базами данных, искать и систематизировать информацию.

Кроме того, в зависимости от особенностей компании и круг обязанностей секретаря, от него может потребовать масса других знаний.

Итак, учиться все-таки придется. Откуда приходят в офис секретари?

В вузах специальности «секретарь» не существует. Получить ее можно окончив средне-специальное учебное заведение. Существуют и специальные курсы для желающих освоить эту профессию. Здесь студентов учат всем премудростям делопроизводства, работе с компьютерными программами, кадровому делу, ведению архивов, правилам оформления деловых бумаг, договоров и командировочных отчетов.

Напомним при этом, что многие работодатели предпочитают принимать на такую ответственную работу специалистов с высшим образованием — филологическим, языковым, психологическим и т. п. Имеющийся багаж знаний делает секретаря грамотным, опытным и разносторонне полезным компании.

Миф 5, о престиже

Профессия секретаря не престижна и не уважаема? Это опять-таки стереотип тех людей, которые знают о данной работе лишь понаслышке. Хороший секретарь и помощник руководителя ценится на вес золота, ведь именно знает о работе компании абсолютно все, умеет правильно спланировать день своего шефа, принять или отклонить звонок, пропустить посетителя.

Часто именно секретарь является последней инстанцией при принятии какого-либо решения, ведь именно он знает все детали и мелочи и в состоянии дать объективный и взвешенный совет. Кстати, в переводе с латыни «секретарь» означает «доверенное лицо», в частности выступает доверенным лицом руководителя и всей компании в целом. Это ли не престижно?

Миф 6, о возрасте

Как ни печально, снова возвращаемся к анекдотам. Существует мнение, что на данную должность возьмут лишь молоденькую девушку. Отнюдь! Секретарская работа подразумевает массу ответственности и важных обязанностей, именно по этой причине многие современные руководители предпочитают видеть на этой должности вовсе не юную поросль, только начинающую жить, а взрослых людей, имеющих не только знания, но и жизненный опыт. Именно он позволяет принимать взвешенные решения, держать себя в руках в любой ситуации и выглядеть достойно в любой ситуации.

Миф 7, о легкости бытия

Представляя себе широкий круг обязанностей секретаря, трудно согласиться со стереотипом, что работа эта — не бей лежачего, легкая и необременительная. Как правило, на этой должности успешно работают целеустремленные, выдержанные сотрудники, умеющие работать в стрессовой ситуации.

Ненормированный рабочий день, высокая срочность практически всех поручений работодателя подходят лишь для тех, кто умеет работать «на пределе». И ведь при этом надо быть всегда в форме — с улыбкой и ровным настроением.

Интересный факт: самой большой популярностью тренинг по умению улыбаться в любой ситуации пользуется у секретарей и помощников руководителей!

Миф 8, о личных качествах

Выполнять свои обязанности четко и правильно недостаточно для профессионального секретаря. Личные качества также важны. И они вовсе не касаются умения быть обаятельной, привлекательной и милой в общении (что тоже миф).

В этой должности необходимы ответственность, обязательность, крайняя внимательность — не только к бумагам, но и отношениям и настроениям. Секретарь — не только лицо компании, но и ее душа.

Миф 9, о карьере

Считается, что секретарская должность — это карьерный тупик. «Неужели всю жизнь так и просидишь на одном месте, распечатывая бумажки?» - сокрушаются подруги.

Специалисты по подбору кадров считают иначе. Умение ответственно работать, вникать во все аспекты работы компании, позволяет построить свою карьеру как в рамках той же организации, так и в других местах.

Есть, правда, один тонкий момент, подтверждающий этот миф. Руководитель может совсем не захотеть «отпустить» такого профессионального сотрудника. Но тут уже можно договориться и о некоторых бенефициях.

Миф 10, о мужчинах)

Секретарь — это женская профессия, гласит этот стереотип. Согласимся, что на этой должности чаще встречаются представительницы прекрасного пола. Скорее это обусловлено их психологическими качествами. Женщины более внимательны, склонны к тщательности и рутинной работе, склонны учитывать настроение собеседника, умело создавая комфортное общение.

Однако многие руководители крупных компаний часто принимают на эту должность и мужчин, называя их помощниками руководителя или ассистентами.

Интересный факт: начали секретарскую карьеру именно мужчины! В XVIII веке Петр I создал должность «личного секретаря императора», строго оговорив в требовании к кандидатам благородство происхождения, высокий уровень интеллекта и образованность.

...А вы говорите - «непрестижная»! Корни профессии уходят глубоко в историю, и только очень способный человек может достойно продемонстрировать свой профессионализм.



«Женщина и Город», Месис Е.


Вернуться наверх